ÖFFENTLICHE AUFZEICHNUNGSRICHTLINIE FÜR die Stadt Sevierville, TN

Gemäß Tenn. Code Ann. § 10-7-503(g), die folgende Richtlinie für öffentliche Aufzeichnungen der Stadt Sevierville, TN, wird hiermit vom Bürgermeister- und Ratsvorstand verabschiedet, um einen wirtschaftlichen und effizienten Zugang zu öffentlichen Aufzeichnungen gemäß dem Tennessee Public Records Act zu ermöglichen ( „TPRA“) in Tenn. Code Ann. § 10-7-501 ff.

Das TPRA sieht vor, dass alle Staats-, Bezirks- und Kommunalunterlagen zu jeder Zeit während der Geschäftszeiten zur persönlichen Einsichtnahme durch jeden Bürger dieses Staates zugänglich sein müssen und die für die Unterlagen Verantwortlichen einem Bürger dieses Recht auf Einsichtnahme nicht verweigern dürfen, es sei denn das Landesrecht sieht nichts anderes vor. Siehe Tenn. Code Ann. § 10-7-503(a)(2)(A). Dementsprechend wird davon ausgegangen, dass die öffentlichen Aufzeichnungen der Stadt Sevierville, TN, zur Einsichtnahme zugänglich sind, sofern gesetzlich nichts anderes bestimmt ist.

Das Personal der Stadt Sevierville, TN, muss Personen, die die Einsichtnahme oder den Erhalt von Kopien öffentlicher Aufzeichnungen beantragen, zeitnah und effizient Zugang und Unterstützung gewähren. Keine Bestimmungen dieser Richtlinie dürfen dazu verwendet werden, den Zugriff auf öffentliche Aufzeichnungen zu behindern. Die Integrität und Organisation öffentlicher Aufzeichnungen sowie der effiziente und sichere Betrieb der Stadt Sevierville, TN, müssen jedoch gemäß den geltenden Gesetzen geschützt werden. Bedenken bezüglich dieser Richtlinie sollten an den Public Records Request Coordinator der Stadt Sevierville, TN oder an den Tennessee Office of Open Records Counsel („OORC“) gerichtet werden.

Diese Richtlinie kann im Büro des Stadtverwalters eingesehen und vervielfältigt werden. Darüber hinaus wird diese Richtlinie online unter www.seviervilletn.org veröffentlicht. Diese Richtlinie wird bei Bedarf überprüft.

Diese Richtlinie muss in den verschiedenen Büros, Abteilungen und/oder Abteilungen der Stadt Sevierville, TN, einheitlich angewendet werden.

I. Definitionen:

A. Aufbewahrungsstelle für Aufzeichnungen: Das Büro, der Beamte oder der Mitarbeiter, der gesetzlich für die direkte Verwahrung und Pflege einer öffentlichen Aufzeichnung verantwortlich ist. Siehe Tenn. Code Ann. § 10-7-503(a)(1)(C). Der Verwahrer der Aufzeichnungen ist nicht unbedingt der ursprüngliche Ersteller oder Empfänger der Aufzeichnungen.

B. Öffentliche Aufzeichnungen: Alle Dokumente, Papiere, Briefe, Karten, Bücher, Fotos, Mikrofilme, elektronische Datenverarbeitungsdateien und -ausgaben, Filme, Tonaufzeichnungen oder anderes Material, unabhängig von physischer Form oder Eigenschaften, die gemäß Gesetz erstellt oder empfangen wurden oder Verordnung oder im Zusammenhang mit der Abwicklung offizieller Geschäfte einer Regierungsbehörde. Siehe Tenn. Code Ann. § 10-7-503(a)(1)(A).

C. Koordinator für Anfragen zu öffentlichen Aufzeichnungen: Die in Abschnitt III, A.3 dieser Richtlinie benannte(n) Person(en), die dafür verantwortlich ist, sicherzustellen, dass Anfragen zu öffentlichen Aufzeichnungen an den entsprechenden Verwahrer für Aufzeichnungen weitergeleitet und in Übereinstimmung mit erfüllt werden die TPRA. Siehe Tenn. Code Ann. § 10-7-503(a)(1)(B). Der Koordinator für die Anforderung öffentlicher Aufzeichnungen kann auch als Verwahrer für Aufzeichnungen fungieren.

D. Antragsteller: Eine Person, die Zugang zu einer öffentlichen Aufzeichnung sucht, sei es zur Einsichtnahme oder zur Vervielfältigung.

II. Antrag auf Zugang zu öffentlichen Aufzeichnungen

A. Anträge auf öffentliche Aufzeichnungen sind an den Public Records Request Coordinator („PRRC“) oder seinen/ihren Beauftragten oder per Online-Einreichung zu richten, um sicherzustellen, dass Anträge auf öffentliche Aufzeichnungen an den entsprechenden Verwalter der Aufzeichnungen weitergeleitet und rechtzeitig bearbeitet werden.

B. Es kann nicht verlangt werden, dass Anträge auf bloße Einsichtnahme schriftlich gestellt werden. Das PRRC fordert vom Antragsteller eine Post- oder E-Mail-Adresse für die Bereitstellung aller im Rahmen des TPRA erforderlichen schriftlichen Mitteilungen.

C. Anträge auf Inspektion können mündlich oder schriftlich auf Formular A bei der City of Sevierville, TN City Hall, 120 Gary Wade Blvd, Sevierville, TN 37862, oder bei der City of Sevierville, TN Police Department, 300 Gary Wade Blvd. gestellt werden ., Sevierville, TN 37862, oder telefonisch unter 865-868-1695 oder per E-Mail an Diese E-Mail-Adresse ist gegen Spambots geschützt. Sie müssen JavaScript aktivieren, damit Sie sie sehen können.oder online unter www.seviervilletn.org.

D. Anträge auf Kopien oder Anträge auf Einsichtnahme und Kopien müssen schriftlich auf Formular A persönlich oder per Post an die Stadt Sevierville, TN City Hall, 120 Gary Wade Blvd, Sevierville, TN 37862, oder an die Stadt gerichtet werden of Sevierville, TN Police Department, 300 Gary Wade Blvd., Sevierville, TN 37862, oder telefonisch unter 865-868-1695 oder per E-Mail an Diese E-Mail-Adresse ist gegen Spambots geschützt. Sie müssen JavaScript aktivieren, damit Sie sie sehen können.oder online unter www.seviervilletn.org.

E. Der Nachweis der Tennessee-Staatsbürgerschaft durch Vorlage eines gültigen Tennessee-Führerscheins oder eines anderen akzeptablen Ausweises ist als Voraussetzung für die Einsichtnahme oder den Erhalt von Kopien öffentlicher Aufzeichnungen erforderlich.

III. Beantwortung von Anfragen zu öffentlichen Aufzeichnungen

A. Koordinator für die Anforderung öffentlicher Aufzeichnungen

1. Das PRRC prüft Anträge auf öffentliche Aufzeichnungen und trifft eine erste Entscheidung über Folgendes:

A. Wenn der Antragsteller einen Nachweis über die Staatsbürgerschaft von Tennessee erbracht hat;

B. Wenn die angeforderten Aufzeichnungen hinreichend genau beschrieben sind, um sie identifizieren zu können; Und

C. Wenn die Stadt Sevierville, TN, der Verwalter der Aufzeichnungen ist.

2. Das PRRC bestätigt den Eingang des Antrags und ergreift eine der folgenden geeigneten Maßnahmen:

A. Informieren Sie den Antragsteller über diese Richtlinie und die getroffenen Entscheidungen in Bezug auf:

ich. Nachweis der Staatsbürgerschaft von Tennessee;

ii. Für Kopien erforderliche Formulare;

iii. Gebühren (sowie Arbeitsschwellenwerte und Befreiungen, falls zutreffend); Und

iv. Zusammenfassung mehrerer oder häufiger Anfragen.

B. Lehnen Sie den Antrag gegebenenfalls schriftlich ab und geben Sie dabei die entsprechenden Gründe an, beispielsweise einen der folgenden:

ich. Der Antragsteller ist kein Staatsbürger von Tennessee oder hat keine Beweise dafür vorgelegt;

ii. Der Anfrage mangelt es an Spezifität;

iii. Durch eine Ausnahme unterliegt die Aufzeichnung nicht der Offenlegung im Rahmen des TPRA.

iv. Die Stadt Sevierville, TN ist nicht der Verwalter der angeforderten Aufzeichnungen; oder

v. Die Datensätze existieren nicht.

C. Wenden Sie sich ggf. an den Antragsteller, um zu prüfen, ob die Anfrage eingegrenzt werden kann.

D. Leiten Sie die Aktenanfrage an den zuständigen Aktenverwalter in der Stadt Sevierville, TN weiter.

3. Der benannte PRRC ist:

A. Informationsbeauftragter der Stadt Sevierville, TN.

B. Kontaktinformationen: City of Sevierville, 300 Gary Wade Blvd, Sevierville, Tennessee 37862, telefonisch unter 865-868-1695 oder per E-Mail an Diese E-Mail-Adresse ist gegen Spambots geschützt. Sie müssen JavaScript aktivieren, damit Sie sie sehen können..
 

B. Depotbank für Aufzeichnungen

1. Nach Erhalt einer Anfrage nach öffentlichen Aufzeichnungen stellt ein Protokollverwalter die angeforderten öffentlichen Aufzeichnungen gemäß Tenn. Code Ann unverzüglich zur Verfügung. § 10-7-503. Wenn die Depotbank unsicher ist, ob eine anwendbare Ausnahme gilt, kann sie sich an das PRRC, einen Anwalt oder das OORC wenden.

2. Wenn es nicht möglich ist, angeforderte Aufzeichnungen umgehend bereitzustellen, da zusätzliche Zeit erforderlich ist, um festzustellen, ob die angeforderten Aufzeichnungen vorhanden sind; um nach Aufzeichnungen zu suchen, sie abzurufen oder sich anderweitig Zugang zu ihnen zu verschaffen; um festzustellen, ob die Datensätze geöffnet sind; Aufzeichnungen redigieren; oder aus anderen ähnlichen Gründen muss ein Datenverwalter dem Antragsteller innerhalb von sieben (7) Werktagen nach Eingang des Antrags beim Datenverwahrer ein ausgefülltes Antwortformular für die Anforderung öffentlicher Aufzeichnungen senden, das auf der Grundlage des entwickelten Formulars als Formular B beigefügt ist vom OORC.

3. Wenn ein Aktenverwahrer einen Antrag auf öffentliche Aufzeichnungen ablehnt, muss er oder sie den Antrag schriftlich ablehnen, wie in Abschnitt III.A.2.b vorgesehen, und kann das Antwortformular B für die Anforderung öffentlicher Aufzeichnungen verwenden.

4. Wenn ein Aktenverwahrer nach vernünftigem Ermessen entscheidet, dass die Produktion von Akten segmentiert werden sollte, weil es sich bei der Aktenanforderung um eine große Menge an Akten handelt oder zusätzliche Zeit erforderlich ist, um die Akten für den Zugriff vorzubereiten, muss der Aktenverwahrer das Antwortformular B für die Anforderung öffentlicher Akten verwenden den Anforderer darüber zu informieren, dass die Produktion der Aufzeichnungen in Abschnitten erfolgt und dass ein Zeitplan für die Produktion der Aufzeichnungen so schnell wie möglich bereitgestellt wird. Gegebenenfalls sollte der Datenverwahrer den Antragsteller kontaktieren, um zu prüfen, ob die Anfrage eingegrenzt werden kann.

5. Wenn ein Datenverwalter feststellt, dass Aufzeichnungen, die auf eine Datenanfrage reagierten, weggelassen wurden, sollte der Datenverwahrer den Antragsteller bezüglich der Auslassung kontaktieren und die Aufzeichnungen so schnell wie möglich vorlegen.

C. Redaktion

1. Wenn eine Akte vertrauliche Informationen oder Informationen enthält, die nicht öffentlich einsehbar sind, erstellt der Aktenverwahrer vor der Gewährung des Zugangs eine redigierte Kopie. Wenn Fragen zur Schwärzung auftreten, sollte sich der Verwahrer der Unterlagen mit einem Anwalt oder anderen geeigneten Parteien bezüglich der Prüfung und Schwärzung der Unterlagen abstimmen. Der Archivverwahrer und das PRRC können sich auch mit dem OORC beraten.

2. Wann immer ein geschwärzter Datensatz bereitgestellt wird, sollte ein Datenverwalter dem Antragsteller die Grundlage für die Schwärzung bereitstellen. Die Grundlage für die Redaktion muss allgemeiner Natur sein und es dürfen keine vertraulichen Informationen offengelegt werden.

IV. Akteneinsicht

A. Für die Einsichtnahme in öffentliche Aufzeichnungen fallen keine Gebühren an.

B. Der Ort für die Einsichtnahme in die Akten innerhalb der Büros der Stadt Sevierville, TN, wird entweder vom PRRC oder vom Aktenverwalter festgelegt.

C. Wenn eine angemessene Grundlage vorliegt, kann das PRRC oder ein Archivverwahrer einen Termin zur Inspektion verlangen.

V. Kopien von Aufzeichnungen

A. Ein Aktenverwalter muss umgehend auf eine Anfrage öffentlicher Akten nach Kopien auf die wirtschaftlichste und effizienteste Art und Weise antworten, die durchführbar ist.

B. Kopien können in einem offiziellen Büro der Stadt Sevierville, TN, abgeholt werden.

C. Nach Zahlung der Gebühren und des Portos werden die Kopien vom United States Postal Service an die Heimatadresse des Antragstellers geliefert.

D. Einem Antragsteller ist es nicht gestattet, Kopien von Aufzeichnungen mit persönlicher Ausrüstung anzufertigen, mit Ausnahme von Handkameras, einschließlich Mobiltelefonkameras. Antragsteller können bei der Stadt Sevierville, TN, Speichergeräte erwerben, auf die die Aufzeichnungen heruntergeladen werden.

VI. Gebühren und Entgelte sowie Verfahren für die Abrechnung und Zahlung

Gebühren und Entgelte für Kopien öffentlicher Aufzeichnungen sollten nicht dazu verwendet werden, den Zugang zu öffentlichen Aufzeichnungen zu behindern.    

A. Die Verwalter von Unterlagen müssen den Antragstellern vor der Vorlage von Kopien der Unterlagen einen detaillierten Kostenvoranschlag vorlegen und können die Vorauszahlung dieser Gebühren vor der Vorlage der angeforderten Unterlagen verlangen.

B. Für routinemäßige Anfragen nach Kopien kleiner Dokumente, die für Mitarbeiter der Stadt leicht zugänglich sind, wie z. B. Tagesordnungen öffentlicher Sitzungen und genehmigte Protokolle, öffentliche Bekanntmachungen, Unfallberichte, Verhaftungsberichte und Vorfallberichte, wird keine Gebühr erhoben. In anderen Fällen, in denen die Gebühren für Kopien und Arbeit 50.00 $ nicht übersteigen, kann auf die Gebühren verzichtet werden. Anträge auf Befreiung von Gebühren über 50.00 $ müssen beim Stadtverwalter eingereicht werden, der befugt ist, festzustellen, ob eine solche Befreiung im besten Interesse der Stadt Sevierville und im Interesse der Allgemeinheit ist. Auf die mit Anfragen nach aggregierten Datensätzen verbundenen Gebühren wird nicht verzichtet.

C. Für Kopien fallen folgende Gebühren und Entgelte an:

1. 0.15 $ pro Seite für Schwarzweißkopien im Letter- und Legal-Format.

2. 0.50 $ pro Seite für Farbkopien im Letter- und Legal-Format, sofern verfügbar.

3. Die tatsächlichen Kosten eines anderen Mediums, auf dem eine Aufzeichnung/Information erstellt wird.

4. Wehen, wenn die Zeit eine Stunde überschreitet.

5. Wenn ein externer Anbieter eingesetzt wird, die vom Anbieter ermittelten tatsächlichen Kosten.

D. Die Zahlung kann in bar, per Scheck oder Kreditkarte erfolgen und dem zuständigen Archivierungsverwahrer vorgelegt werden. Bei allen Kreditkartenzahlungen fallen Kreditkartenbearbeitungsgebühren an.

E. Für die Zusammenstellung der angeforderten Unterlagen ist eine Vorauszahlung erforderlich, wenn die Kosten auf über 50.00 $ geschätzt werden.

F. Zusammenfassung häufiger und mehrfacher Anfragen

1. Die Stadt Sevierville bündelt Aufzeichnungsanfragen gemäß der vom OORC veröffentlichten Richtlinie für häufige und mehrfache Anfragen, wenn innerhalb eines Kalendermonats mehr als vier Anfragen eingehen (entweder von einer einzelnen Person oder einer Gruppe von Personen, die als zusammenarbeitend gelten). .

2. Wenn innerhalb eines Kalendermonats mehr als vier Anträge eingehen:

A. Datensatzanfragen werden auf PRRC-Ebene aggregiert.

B. Das PRRC ist dafür verantwortlich, festzustellen, ob eine Gruppe von Einzelpersonen zusammenarbeitet. Das PRRC oder der Aktenverwalter werden die Personen darüber informieren, dass sie als gemeinsam arbeitend gelten und dass sie das Recht haben, gegen die Entscheidung beim OORC Berufung einzulegen.

Anfragen nach Gegenständen, die regelmäßig freigegeben werden und leicht zugänglich sind, fallen nicht unter Abschnitt VI.F. Zu diesen Aufzeichnungen gehören unter anderem: Tagesordnungen öffentlicher Sitzungen und genehmigte Protokolle, öffentliche Bekanntmachungen, Unfallberichte, Verhaftungsberichte und Vorfallberichte.